مقدمه‌ای بر سیستم‌های اطلاعات

مقدمه‌ای بر سیستم‌های اطلاعات,
۱) مقدمه
بیش از هشتاد درصد كار روزانه مدیران صرف اطلاعات می‌شود از جمله دریافت اطلاعات، برقراری ارتباط و استفاده از اطلاعات در طیف وسیعی از امور مختلف. از آنجایی كه اطلاعات مبنای تمام فعالیت‌های یك سازمان است، سیستم‌هایی باید وجود داشته باشند كه اطلاعات را تولید و مدیریت كنند. هدف چنین سیستم‌هایی ایجاد تضمین در ارائه اطلاعات صحیح و قابل اطمینان در مواقع مورد نیاز و در شكل قابل استفاده است. چنین سیستم‌هایی، سیستم‌های اطلاعات نامگذاری شده‌اند.
۲) تعریف سیستم اطلاعات
تعاریف متعددی از سیستم اطلاعات در رشته‌هایی مانند مدیریت، علوم كامپیوتر، مهندسی نرم‌افزار، و علوم كتابداری و اطلاع رسانی ارائه شده است. تعریف آمده در واژه‌نامه انجمن كتابداری آمریكا (یانگ۱ ۱۹۸۳) تعریفی جامع از سیستم‌های اطلاعات است كه در اینجا با اندكی تغییر در جمله‌بندی ارائه می شود:
«یك سیستم كامل طراحی شده برای تولید، جمع‌آوری، سازماندهی (پردازش)، ذخیره، بازیابی و اشاعه اطلاعات در یك مؤسسه، سازمان یا هر حوزه تعریف شده دیگر از جامعه».
بر خلاف موضوع این سایت كه مدیریت و مهندسی صنایع است این تعریف از حوزه علوم كتابداری و اطلاع‌رسانی گرفته شده است زیرا جامعیت و كل‌نگری این تعریف ویژگی‌هایی برای سیستم‌های اطلاعات برمی‌شمرد كه تعاریف دیگر آنها را حذف می‌كنند.
این ویژگی‌ها عبارتند از:
سیستم اطلاعات یك سیستم كامل است برای هدف در نظر گرفته شده. این تعریف سیستم اطلاعات را محدود یا ملزم به داشتن اجزایی مانند انسان، ماشین و یا غیره نمی‌كند چرا كه یك سیستم اطلاعات ممكن است بتواند بدون داشتن هر یك از این اجزاء نقش خود را به صورت كامل ایفا كند.
سیستم اطلاعات طراحی شده است. اگر روش یا فرایندی وجود دارد كه به صورت غیررسمی، تعریف‌نشده یا خود به خود شكل گرفته و اطلاعاتی را برای فرد، واحد یا سازمان ارائه می‌كند نمی‌توان به آن سیستم اطلاعات گفت. البته در برخی منابع علمی، به چنین روش‌ها یا فرایندهایی سیستم اطلاعات غیررسمی گفته می‌شود و در دسته‌بندی سیستم‌های اطلاعات، سیستم‌های اطلاعات غیررسمی در مقابل رسمی مطرح می‌شوند. اگر به تعریف سیستم توجه كنیم آنگاه نمی‌توان به چنین روش‌ها یا فرایندهایی نام سیستم نهاد. در ایجا ما قصد بحث نظری در این خصوص را نداریم اما در ادامه سیستم‌های اطلاعات طراحی شده را مدنظر قرار می‌‌دهیم.
سیستم اطلاعات شامل فرایندهای تولید، جمع‌آوری، سازماندهی، ذخیره، بازیابی و اشاعه اطلاعات است. اگر یك سیستمی همه این فرایندها را انجام نمی‌دهد نمی‌توان به آن یك سیستم اطلاعات گفت. آن سیستم یا فرایند ممكن است یك زیر سیستم از یك سیستم اطلاعات باشد.
سیستم اطلاعات می‌تواند برای یك مؤسسه، سازمان یا هر حوزه تعریف‌شده دیگر از جامعه مطرح شود. اگر چه سیستم‌های اطلاعات در ابتدا برای استفاده در سازمان مطرح شده و شكل گرفته‌اند اما برای حوزه‌هایی فراتر از سازمان (به عنوان مثال جامعه پژوهشگران، شهروندان و . . .) نیز قابل كاربرد است.
به عنوان مثال سیستم اطلاعات شهری سیستمی است كه كاربران نهایی آن شهروندان هستند. صحبت راجع به چنین سیستم‌های اطلاعات نیازمند جایگاه دیگری است. در این مقاله سیستم‌های اطلاعات سازمانی را مد نظر قرار می‌دهیم.
در این تعریف از واژه «داده» استفاده نشده است. خیلی از منابع دو واژه داده و اطلاعات را متفاوت تعریف می‌كنند و اطلاعات را داده‌های پردازش شده می‌دانند. مرز تفاوت بین داده و اطلاعات نسبی است چرا كه ممكن است اطلاعاتی دوباره پردازش شوند و اطلاعات جدیدی تولید كنند. بنابراین در این شرایط نمی‌توان گفت اطلاعات قبل از پردازش داده بوده‌اند. با این توضیح ما تنها ��ز واژه اطلاعات استفاده می‌كنیم.
۳) یك سیستم اطلاعات چه كار می‌كند؟
یك سیستم اطلاعات سه فعالیت عمده انجام می‌دهد . ابتدا اطلاعاتی را از منابع درون سازمانی یا برون سازمانی به عنوان ورودی دریافت می‌كند. سپس بر روی اطلاعات دریافت شده كارهایی انجام می‌دهد تا اطلاعات مورد نظر سیستم را تولید كند. در نهایت، اطلاعات تولید شده را در اختیار كاربر در نظر گرفته شده مثلاً یك مدیر یا یك كارمند قرار می‌دهد.
به عنوان مثال در یك سیستم اطلاعات رایانه‌ای كه در بانك كار مربوط به حساب‌های پس‌انداز را انجام می‌دهد، اطلاعات توسط كارمند بانك وارد می‌شود و پس از پردازش و ذخیره، رسیدی چاپ شده و به مشتری تحویل داده‌ می‌شود. هم‌چنین مشتری می‌تواند گزارش از كاركرد حساب خود را دریافت نماید.
۴) آیا یك سیستم اطلاعات به رایانه احتیاج دارد؟
ضرورتی ندارد كه سیستم‌های اطلاعات رایانه‌ای باشند اما اغلب سیستم‌های اطلاعات رایانه‌ای هستند. عامل تعیین كننده در استفاده از رایانه این است كه آیا یك سیستم اطلاعات با استفاده از قابلیت‌های رایانه می‌تواند بهبود یابد یا خیر؟ اگر یك سیستم دستی از افراد و رویه‌ها می‌توانند كاری را بدون خطا و مؤثر انجام دهند دلیلی برای استفاده از رایانه نیست. البته اغلب، حجم كارها افزایش می‌یابند، پیچیدگی رویه‌ها زیاد می‌شود، یا فعالیت‌ها خیلی به هم مرتبط می‌شوند و استفاده از رایانه می‌تواند بهبودهای لازم را ارائه كند. سیستم‌های اطلاعات كه از رایانه استفاده می‌كنند سیستم‌های اطلاعات رایانه‌ای۲ گفته‌ می‌شوند.
۵) چرا از سیستم‌های اطلاعات استفاده می‌شود؟
معمولاً دو رویكرد در استفاده از سیستم‌های اطلاعات وجود دارد. این دو رویكرد هر دو از ارزش بكارگیری رایانه و فناوری ارتباطات در انجام فعالیت‌های سازمان سرچشمه می‌گیرند. طرفداران این رویكردها به دنبال راه‌های بهره‌برداری از سیستم‌های اطلاعات با استفاده از رایانه و فناوری ارتباطات هستند.
▪ رویكرد اول:
این رویكرد منحصراً به قابلیت‌های ذاتی رایانه و فناوری ارتباطات و اینكه چگونه می‌توانند در بهبود كارایی استفاده شوند معطوف می‌گردد. بنابراین تأكید بر میزان بهبود عملكرد سیستم‌ها از طریق كارایی پردازش و قابلیت اطمینان عملكرد است نه بر استفاده خاص از قابلیت‌های رایانه و فناوری ارتباطات.
▪ رویكرد دوم:
این رویكرد بر نقاط قوت و فرصت‌های پیش روی سازمان و سنجش چگونگی استفاده از فناوری اطلاعات در استفاده از شرایط موجود تمركز می‌كند. این رویكرد قدرت توانمندسازی فناوری اطلاعات را در نظر می‌گیرد. به عبارت دیگر به جای داشتن یك رویكرد فناوری محور، به دنبال توسعه سازمان از طریق فناوری سیستم‌های اطلاعات است. این رویكرد بهتر است زیرا رایانه و فناوری ارتباطات مهم نیست بلكه اینكه رایانه چگونه می‌تواند به سازمان كمك كند مهم است.
۶) به چه منظوری از سیستم های اطلاعات استفاده می‌شود؟
سیستم‌های اطلاعات ابزار پشتیبان فعالیت‌های سازمان هستند. پشتیبانی ارائه شده توسط سیستم‌های اطلاعات به سه دسته زیر تقسیم می‌شوند:
ـ پشتیبانی اطلاعاتی؛ ارائه پشتیبانی برای دریافت، ذخیره، فیلتر و ردیابی كردن اطلاعات
ـ پشتیبانی تصمیم‌گیری؛ استفاده از اطلاعات برای ارائه پشتیبانی
ـ پشتیبانی ارتباطی؛ ارائه پشتیبانی برای به اشتراك گذاشتن یا تبادل اطلاعات بین كاربران (منتزاس۳ ۱۹۹۵).
۷) مزایای استفاده از سیستم‌های اطلاعات
سیستم‌های اطلاعات پتانسیل ارائه سه نوع مزیت به سازمان را دارا هستند؛
(۱) بهبود بهره‌وری،
(۲) بهبود اثربخشی و
(۳) مزیت رقابتی.
▪ بهبود بهره‌وری:
بهبود بهره‌وری وقتی رخ می‌دهد كه با همان منبع یا كمتر بتوان كار بیشتری انجام داد. در سازمانها، بهبود بهره‌وری در بهبود فرایندهای كاری اتفاق می‌افتد. به عنوان مثال وقتی یك كارمند با استفاده از روش‌های جدید می‌‌تواند به جای پردازش ۲۵ سفارش خرید، ۵۰ سفارش را پردازش كند آنگاه بهره‌وری كار وی ۲ برابر شده است. سیستم‌های اطلاعات می‌توانند در سریعتر، آسان‌تر و دقیق‌تر انجام دادن كارها مؤثر باشند كه از این طریق بهره وری را بهبود می‌دهند.
▪ بهبود اثربخشی:
اثربخشی به توانایی یك فرد یا یك سازمان در انجام دادن چیزهایی است كه باید انجام شوند. مدیری كه شرایطی را كه ممكن است مسئله‌ساز شوند پیش‌بینی می‌كند و علل را پیش از اینكه مشكل پدید آید بررسی می‌كند اثربخش‌تر از مدیری است كه پیوسته مسائلی را باید حل كند كه می‌شد از آنها جلوگیری كرد. سیستم‌های اطلاعات، اطلاعاتی ارائه می‌كنند كه به مدیران در بررسی شرایط و انتخاب گزینه‌های بهتر كمك می‌كنند و از این طریق اثربخشی را بهبود می‌دهند.
▪ مزیت رقابتی: سازمانی كه با استفاده از سیستم های اطلاعات بهره‌وری و اثربخشی خود را بهبود داده است دارای این پتانسیل خواهد بود كه بتواند روش رقابت سازمانی را تغییر دهد.
۸) انواع سیستم‌های اطلاعات
سیستم‌های اطلاعات دارای انواع و اقسام مختلفی هستند و از وجوه متفاوت می‌توان آنها را دسته‌بندی كرد. مقاله «نوع‌شناسی سیستم‌های اطلاعات» یك دسته‌بندی از سیستم‌های اطلاعات ارائه می كند. سیستم‌های اطلاعات سازمانی عبارتند از:
ـ سیستم‌های پردازش مبادلات۴
ـ سیستم‌های اطلاعات مدیریت ۵
ـ سیستم‌های اطلاعات اجرایی ۶
ـ سیستم‌های پشتیبان تصمیم‌گیری ۷
ـ سیستم‌های پشتیبان اجرایی ۸
ـ سیستم‌های خبره ۹
سیستم‌های اتوماسیون اداری ۱۰
ـ سیستم‌های دانش‌ورزی ۱۱
۹) عناصر تأثیرگذار بر سیستم‌های اطلاعات
در تعریف و تحلیل و طراحی سیستم های اطلاعات باید به عناصر زیر توجه كرد:
▪ محیط سازمان:
پایه تمام فعالیت‌های سازمان محیطی است كه سازمان در آن فعالیت می‌كند. محیط بر محصولات و خدمات ارائه شده از سوی سازمان، روش رقابت، كیفیت و طبیعت اقداماتی كه در انجام فعالیت‌های روزانه اتخاذ می‌كند تأثیر می‌گذارد
عوامل مهم در محیط سازمان عبارتند از:
ـ مشتریان
ـ رقبا
ـ عرضه‌كنندگان مواد و خدمات موردنیاز سازمان
ـ سازمانهای قانونگذار
ـ سازمان: ابعاد برشمرده زیر جزو مواردی هستند كه بر سیستم‌های اطلاعات تأثیر می‌گذارند.
ـ استراتژی
ـ سیستم‌ها
ـ منابع انسانی
ـ مدیریت
ـ ساختار سازمانی
ـ معماری سیستم‌های اطلاعات
ـ اطلاعات
ـ سخت‌افزار
ـ نرم‌افزار
ـ ارتباطات
ـ كاربرد سیستم‌های اطلاعات
۱۰) چگونه یك سیستم اطلاعات برای سازمان خود تهیه كنیم؟
توسعه سیستم‌های اطلاعات در یك سازمان امری یكبار برای همیشه نیست بلكه باید به صورت دوره‌ای به كار توسعه سیستم‌های اطلاعات پرداخت. این ویژگی از ویژگی‌های سیستمی تحمیل می‌شود چرا كه هر سیستمی دارای عمر محدودی است و باید در دوره‌های خاصی آن را روز‌آمد كرد. به همین دلیل سیستم‌ها دارای چرخه زندگی هستند. سیستم‌های اطلاعات نیز دارای چرخه زندگی هستند. چرخه زندگی یك سیستم اطلاعات از نقطه شكل‌گیری موضوع و نیاز به سیستم‌ اطلاعات آغاز شده و پس از تولید سیستم، استفاده، و نگهداری، در زمان نیاز به تغییر و بازطراحی پایان می‌یابد. این چرخه دارای مراحل زیر است:
ـ مطالعه
ـ مطالعه اولیه
ـ مطالعه امكانپذیری
ـ تحلیل و طراحی عمومی
ـ بررسی سیستم فعلی
ـ تعیین نیازمندی‌های سیستم جدید
ـ طراحی سیستم جدید
ـ برنامه‌ریزی نحوه اجرا و پیاده‌سازی
ـ تحلیل و طراحی تفصیلی
ـ طراحی فنی
ـ برنامه‌نویسی و تست نرم‌افزار
ـ آموزش كاربر
ـ بررسی پذیرش كاربر
ـ پیاده‌سازی
ـ تبدیل داده‌ها
ـ استقرار سیستم
ـ اجرا
ـ رفع اشكالات
ـ نگهداری
برا ی استقرارموفق یك سیستم اطلاعات در یك سازمان، طی این مراحل ضروری است. طی این مراحل نیازمند بكارگیری متخصصان و مشاوران سیستم‌های اطلاعات است. البته قبل از تهیه یك سیستم اطلاعات برای سازمان، بهتر است كه سازمان یك برنامه توسعه سیستم‌های اطلاعات تهیه كرده و در طول زمان و به تدریج سیستم‌های اطلاعات خود را بر اساس آن برنامه تولید كند. تحلیل‌گر سیستم اطلاعات بنا به تشخیص، هر یك از مراحل را تا حد لازم اجرا كرده و در طی مراحل با افراد و گروههای :
ـ مدیران
ـ شركت‌ها، سازمانها و نهادهای مرتبط و تأثیرگذار
ـ كسانی كه از سیستم منتفع می‌شوند
ـ كاربران
ـ فروشندگان و عرضه‌كنندگان
ـ متخصصان فنی
ـ برنامه‌نویسان نرم‌افزار
ارتباط برقرار می‌كند و تأثیرات و ملاحظات آنها را در نظر می‌گیرد. تحلیل‌گر سیستم ممكن است به جای تولید یك نرم‌افزار، از بسته‌های نرم‌افزارهای از پیش ‌نوشته‌ شده موجود برای موضوع سیستم‌ اطلاعات استفاده كند.
نویسنده : امیدوار، مجید
مراجع
- Mentzas, G. ۱۹۹۵. A functional taxonomy of computer based information systems. International Journal of Information Management ۱۴(۶) ۳۹۷-۴۱۰.
- Young, H. ed. ۱۹۸۳. The ALA Glossary of Library and Information Science. Chicago: American Library Association.
پی‌نوشت‌ها
۱. Young
۲. Computer Information Systems (CIS)
۳. Mentzas
۴. Transaction Processing Systems (TPS)
۵. Management Information Systems (MIS)
۶. Executive Information Systems (EIS)
۷. Decision Support Systems (DSS)
۸. Executive Support Systems (ESS)
۹. Expert Systems (ES)
۱۰. Office Automation Systems (OAS)
۱۱. Knowledge Work Systems (KWS)
منبع : راهکار مدیریت


 
کلمات کلیدی :
نظرات بییندگان :

بهترین مشاغل و خدمات شهر خود را ، در سایت نشونه پیدا کنید.

مشاهده سایت نشونه