فرایند عملکرد در سازمان

فرایند عملکرد در سازمان,
مدیریت عملکرد عبارت است از فرایند ارتباطات که در مشارکت بین کارمند و سرپرست بلافصل وی رخ می دهد. این فرایند شامل تعیین انتظارات روشن و درک موضوعهای زیر است:
- کارکردهای اصلی شغل که از کارمندان انتظار می رود آنها را انجام دهند؛
- شغل کارمند چگونه به اهداف سازمـــان کمک می کند؛
- انجام شغل به صورت مناسب به چه معناست؛
- کارمند وسرپرست وی جهت حفظ، بهبود و ایجاد عملکرد مناسب کارمند چگونه باید با هم کار کنند؛
- عملکرد شغل چگونه ارزیابی شود؛
- تشخیص موانع موجود برسرراه عملکرد مناسب و حذف آنها.
مدیریت عملکرد شامل موارد زیر که بین عامه رایج شده است، نمی شود:
- تمام کارهایی که مدیر برای یک کارمند انجام می دهد؛
- چماقی که کارمندان را به کار بهتر و سخت تر مجبور می کند؛
- چیزی که فقط در مواقع ضعف عملکرد به کار می رود؛
- پرکردن مجموعه ای از فرمها به طور سالانه.
دلایل بی میلی کارمندان نسبت به مدیریت عملکرد، عبارتند از:
۱ - تجربه ضعیف در مورد مدیریت عملکرد؛
۲ - انتقاد از آنها پس از ارزیابی عملکرد به دلیل ضعف احتمالی عملکرد آنها؛
۳ - عدم آگاهی در مورد انتظاراتی که از آنها وجود دارد؛
۴ - عدم درک این موضوع که مدیریت عملکرد برای آنان پدیده مفیدی است.
سیستم مدیریت عملکرد موثر، سیستمی است که به سازمان کمک می کند تا با یاری دادن به مدیران وکارمندان جهت انجام بهتر وظایف خود، به اهداف کوتاه مدت و بلندمدت سازمان دست یابد.
اگر مدیریت عملکرد به صورت مناسب صورت بگیرد باعث می شود که:
۱ - نیاز به دخالت مدیر در کارهایی که صورت می گیرد، کاهش یابد؛
۲ - در وقت صرفه جویی شود، چون کارمندان بااطمینان از اینکه دانش و درک لازم جهت تصمیم گیری صحیح را دارا هستند خود راساً اقدام به تصمیم گیری می کنند و وقت مدیر آزادتر می شود؛
۳ - سوء تفاهمات وقت گیر بین کارمندان ستادی در مورد اینکه چه کسی مسئول چه کاری است را کاهش می دهد؛
۴ - تعداد موقعیتهایی را که مدیر در آن موقعیتها اطلاعــــــات مورد نیاز را ندارد، به حداقل می رساند؛
۵ - خطا و اشتباهـــات و تکرار آنها را کاهش می دهد.
مدیریت عملکرد یک سرمایه گـذاری آینده نگر است که باعث می شود تا کارمندان قادر باشند کار خود را به خوبی انجام دهند.
مزایای مدیریت عملکرد مناسب برای سازمان عبارتند از:
۱ - کارکردن به صورت بهره ورتر و موثرتر؛
۲ - کمک به بهبود فرایندهای مدیریت منابع انسانی؛
مدیریت عملکرد مناسب باید موارد زیر را ارائه کند:
۱ - ابزارهای هماهنگی کار؛
۲ - ارائه روشی برای تشخیص مشکلات موجود در فرایندهایی که از موثربودن سازمان جلوگیری می کنند؛
۳ - ارائه اطلاعات برای تصمیم گیری در مورد استراتژی های ترفیع و پرورش و کارآموزی؛
۴ - ارائه اطلاعات به مدیران و سرپرستان جهت پیشگیری از مشکلات برای کمک به کارمندان در انجام مشاغل خود و هماهنگ ساختن کار و گزارش به روش مناسب؛
۵ - ارائه روشی برای مدیران جهت کار به کارمندان برای شناسایی زمینه های بروز مشکل، تشخیص علل مشکل و انجام اقدام اصلاحی جهت حذف مشکلات؛
۶ - ارائه ابزارهای هماهنگی کار برای تمام کارمندانی که به یک مدیر گزارش می دهد؛
۷ - ارائه روش بازخورد مداوم و منطقی و منظم به کارمندان به طریقی که از انگیزه آنان حمایت کند؛
۸ - ارائه ابزارهای پیشگیری از اشتباهات با روشن ساختن انتظارات و تعیین درک مشترک از آنچه که کارمند می تواند یا نمی تواند انجام دهد؛
۹ - ارائه ابزارهایی برای برنامه ریزی پرورش و کارآموزی کارمندان.
یک سیستم عملکرد موثر ویژگیهای زیر را باید داشته باشد:
- تا حد ممکن ساده باشد؛
- به حداقل بوروکراسی نیاز داشته باشد؛
- به حداکثر رساندن راحتی و آسایش؛
- نیازهای مدیران، کارمندان و سازمان را برآورده سازد.
● نتایج اجرای یک سیستم مدیریت عملکرد ضعیف
طراحی و اجرای یک سیستم مدیریت عملکرد ضعیف گاهی اوقات از نداشتن سیستم مدیریت عملکرد زیان بارتر است. این ن��ایج عبارتند از:
۱ - زیر سوال رفتن اعتبار مدیریت؛
۲ - اتلاف زمان و سایر منابع به صورت قابل توجه؛
۳ - ایجاد احساس عدم امنیت.
مراحل مدیریت عملکرد به شرح زیر هستند:
۱ - برنامه ریزی عملکرد: مدیران و کارمندان با هم جهت اینکه کارمندان طی دوره برنامه ریزی باید چه کاری انجام دهند، چه موقع آن را انجام دهنـــد واینکه چقدر اختیار داشته باشند، کار می کنند؛
۲ - ارتباطات عملکرد مداوم : یک فرایند دوجانبه است که در تمام سال صورت می گیرد تا اطمینان حاصل شود که وظایف شغل درست انجام می شود و مشکلات قبل از اینکه رشد یابند شناسایی می شوند؛
۳ - جمع آوری اطلاعات: مستندسازی، مشاهده: جمع آوری اطلاعـــــات عبارت است از جمع آوری داده ها و اطلاعات در مورد عملکرد سازمان یا افراد به قصد بهبود عملکرد و مشاهده ابزاری است که مدیر با آن اطلاعات را جمع آوری می کند. مستندسازی نیز عبارتند از ثبت کردن اطلاعات جمع آوری شده.
۴ - جلسه ارزیابی عملکرد: فرآیندی است که مدیر و کارمند جهت ارزیابی میزان دستیابی به اهداف توافق شده، با هم کار می کنند و برای غلبه بر مشکلات به صورت متقابل فعـــالیت می کنند.
۵ - تشخیص عملکرد و تعلیم: تشخیص عملکرد عبارت است از فرایند حل مسئله و به کارگیری ارتباطات جهت تشخیص علل اصلی مشکلات عملکرد یک فرد، یک جنبش و یا حتی کل سازمان.
تعلیم عبارت است از فرایندی که در آن طریق یک فرد آگاهتر و داناتر در مورد یک مشکل معین با یک کارمند کار می کند و به وی کمک می کند تا مهارتها و دانش خود را به منظور بهبود عملکرد گسترش دهد.
۶ - بازخورد: اگر عملکرد در حد مطلوب شناسایی شد و انحرافی مشاهده نشد و یا اینکه انحراف موجود قابل اغماض باشد فرایند پایان یافته و در غیـــــر این صورت به مرحله اول باز می گردیم. باید توجه داشت که چرخه مدیریت عملکرد یک چرخه مداوم است که فقط ممکن است در یک مقطع زمانی خاص برای یک مشکل خاص پایان یافته باشد اما به طور کلی همواره ادامه دارد و باید در پی بهبود عملکرد مداوم بود.
برنامه ریزی عملکرد: عده بسیاری معتقدند که ارزیابی عملکرد بخش مهم مدیریت عملکرد است در حالی که برنامه ریزی عملکرد بسیار مهمتر از ارزیابی عملکرد است چون ارزیابی عملکـرد با گذشته سروکار دارد ولی برنامـــــه ریزی عملکرد با آینده.
● مراحل برنامه ریزی عملکرد
۱ - آماده سازی : کارمند و مدیر و یا هردو با هم باید طرحهای عملیاتی واستراتژیک سازمان، اهداف و مقاصد هرواحد کاری و شرح شغل موجود را مورد بازنگری قرار دهند؛
۲ - برپایی جلسه : این مرحله قلب برنامه ریزی عملکرد است ویعنی اینکه مدیر و کارمند در کنار هم نشسته و در مورد کار در سال آینده بحث کنند؛
۳ - بازنگری: مدیر و کارمند آنچه را که توافق کرده بودند را بررسی کرده تا میزان تحقق و انحرافات احتمالی را شناسایی و رفع کنند:
ارتباطات مداوم عملکرد : دو نوع ارتباطات وجود دارد: الف - رسمی، ب - غیررسمی.
روشهای برقراری ارتباطات مداوم رسمی:
۱ - روش گزارشهای نوشته شده منظم؛
۲ - جلسات منظم کارمند با مدیر؛
۳ - جلسات منظم گروه و یا تیم با مدیر.
روشهای ارتباطات مداوم غیررسمی: مزیت این روشها درست به موقع بودن آنها است.
۱ - گفت وگوهای خودمانی؛
۲ - جلسات غیررسمی؛
۳ - صحبت طی زمان صرف چای و قهوه.
اهداف جمع آوری اطلاعات و مشاهده و مستندسازی عملکرد:
۱ - تعیین مصداقهای عملکرد ضعیف و قوی؛
۲ - تشخیص علل مشکلات عملکرد؛
۳ - تعیین عوامل حامی عملکرد برتر؛
۴ - ارائه شواهدی برای تعیین اینکه کارمندان به استانداردها و اهداف دست یافته اند.
منابع جمع آوری اطلاعات عملکرد:
۱ - مشتریان؛
۲ - مدیران؛
۳ - کارمندان.
۴ - خود مدیر شخصاً اطلاعات را کسب کند و یا اینکه آن اطلاعات را از مدیران و کارمندان بخشهای دیگر به دست آورد؛
۵ - عرضه کنندگان.
● جلسه ارزیابی عملکرد
جلسه ارزیابی عملکرد زمانی موفق است که شرایط زیر در آن حاکم باشد؛
۱ - مدیر نقش کمک کننده و حل کننده مسئله را ایفا کند تا نقش ارزیاب اولیه؛
۲ - کارمند به صورت فعال در جلسه مشارکت داشته باشد و در فرایند خود ارزیابی درگیر باشد؛
۳ - مدیر از مهارتهای ارتباطاتی مناسب برای داخل کردن کارمند در مباحثات استفاده کند؛
۴ - هردو طرف (مدیر و کارمند)‌چرایی ارزیابی عملکرد را بدانند.
تشخیص و بهبود عملکرد: تشخیص و بهبود عملکرد هر یک فرایند حل مسئله (فرایند منطقی) و هم یک فرایند انسانی (کار تیمی) است.
مراحل تشخیص و بهبود عملکرد: ۱ - آگاه شدن از شکاف عملکرد؛
۲ - تشخیص ماهیت شکاف عملکرد و میزان جدی بودن آن؛
۳ - تشخیص علل احتمالی شکاف عملکردن هم از نظر علل فردی (محدودیتهای دانش، مهارت و نگرش)‌و هم از نظر محدودیتهای سیستمی (نبود امکانات، قوانین و رویه های نامناسب، عدم همکاری واحدها و...)؛
۴ - گسترش یک طرح عملی برای تشخیص علل شکاف عملکرد؛
۵ - اجرای طرح مذکور؛
۶ - ارزیابی اینکه آیا مشکل حل شده است یا خیر؛
۷ - بازخور یعنی اگر مشکل حل نشده است، فرایند از اول تکرار شود.
این مطلب برگرفته از منبع ذیل است:
BCAL CROBERT “PERFORMANCE MANAGEMENT” MC GROW-HILL
ترجمه و تلخیص: شهریار عزیزی
منبع : ماهنامه تدبیر


 
نظرات بییندگان :

بهترین مشاغل و خدمات شهر خود را ، در سایت نشونه پیدا کنید.

مشاهده سایت نشونه